Приложение к Постановлению
администрации
Конаковского района
от « ___» 2015 года №____

Административный регламент архивного отдела Администрации Конаковского района по предоставлению муниципальной услуги «Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива»

1.Общие положения

1.1. Административный регламент архивного отдела Администрации Конаковского района по предоставлению муниципальной услуги «Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива» (далее Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела, а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами местного самоуправления и организациями при осуществлении предоставления муниципальной услуги. Административный регламент разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Конаковского района (далее – архивный отдел) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги в соответствии с постановлением администрации Конаковского района от 08.06.2011 №519 «Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг».
Муниципальная услуга включает в себя порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архивного отдела администрации Конаковского района.

1.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 (Российская газета, №7 от 21.01.2009);
- Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 25.10.2004, №43 ст.4169);
- Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений гражданРоссийской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 08.05.2006, №19 ст.2060);
- Федеральным законом от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации 31.07.2006, №31 (ч.1 ст.3448);
- Федеральным законом от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации от 02.08.2010 №31 ст.4179);

2
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 №19, зарегистрированные в Минюсте РФ 06.03.2007;
- Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденные приказом Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998 года №51;
- Инструкцией по организации работы читальных залов государственных архивов;
- Нормами времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами ( ВНИИДАД, М.,2006);
- Уставом МО «Конаковский район» Тверской области ( Газета «Заря»);
- Положением об архивном отделе, утвержденным распоряжением Главы администрации Конаковского района от 06.11.2014 №270.

1.3. Получателями муниципальной услуги являются юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения, организации, предприятия) и физические лица.

1.4. Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги.
Информация о порядке оказания муниципальной услуги может предоставляться архивным отделом администрации Конаковского района:
1) непосредственно специалистами;
2) с использованием средств телефонной связи;
3) официальный сайт администрации Конаковского района;
место нахождения архивного отдела:
171252, ул. Александровка, д.7, корп.1
г. Конаково, Тверская область.
График работы архивного отдела администрации Конаковского района :
Понедельник, вторник, среда, четверг, пятница с 8.00 до 17.00
Приемные дни: понедельник, вторник, четверг с 8.00 до 17.00
Обеденный перерыв с 13.00 до 14.00
Суббота, воскресенье выходной
Телефон архивного отдела: (848-242) 4-23-54
Email: konarhiv@yandex.ru
Официальный сайт: konakovoregion.ru
1.5. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:
по письменным обращениям;
по телефону;
по электронной почте;
при личном обращении граждан.
1.6. Индивидуальное устное информирование заявителя

3
Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами архивного отдела администрации Конаковского района при непосредственно личном контакте с потребителями результата предоставления муниципальной услуги, с использованием почтовой, телефонной связи при их непосредственном обращении.
Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается по номеру телефона для справок (848-242) 4-23-54.
При консультировании по телефону сотрудник архивного отдела должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование органа, в которое обратилось заинтересованное лицо, а затем - в вежливой форме четко и подробно проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.
Во время разговора специалист должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка, специалист отдела проводит личный прием граждан, специалист вправе предложить обратиться по телефону позже, либо, в случае срочности получения информации, предупредить о возможности прерывания разговора по телефону для личного приема граждан. В конце информирования специалист отдела, осуществляющий прием и консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые необходимо предпринять (кто именно, когда и что должен сделать).
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо.
При консультировании посредством индивидуального устного информирования, сотрудник архивного отдела дает гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.
1.7. Индивидуальное письменное информирование заявителя
Индивидуальное письменное информирование при обращении заинтересованных лиц осуществляется путем почтовых отправлений, либо предоставляется лично в архивный отдел администрации Конаковского района.
Заведующий отделом рассматривает обращение лично, либо передает обращение специалисту отдела для подготовки ответа.
Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя. Ответ направляется в письменном виде или по электронной почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении, или способа обращения заинтересованного лица). Ответ направляется в течение 10 рабочих дней с даты представления обращения.

2.Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1.Наименование муниципальной услуги: «Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива»
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации Конаковского района.

4

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги
Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является предоставление пользователям архивных документов и научно-справочного аппарата к ним для работы в читальном зале архивного отдела администрации Конаковского района.
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги после получения разрешения на использование архивных документов в читальном зале архивного отдела администрации Конаковского района пользователь должен быть проконсультирован в пределах 30 минут сотрудником архивного отдела по вопросу заполнения заявления о разрешении работы в читальном зале (приложение 1), анкеты (приложение 2), бланка заказа ( приложение 3) и размещен в читальном зале.
После заполнения бланка заказа на предоставление пользователю описей дел они должны быть выданы в установленное время в количестве не более 5 описей одновременно.
Описи дел выдаются в день заказа, дела выдаются в день заказа в количестве не более 10 дел одновременно.
Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.
С учетом специфики состава и физического состояния документов руководством архивного отдела могут быть установлены другие нормы выдачи дел и документов.
  Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей дел, документов, других материалов и продление сроков использования особо ценных документов согласуется с руководством архивного отдела, при необходимости оформляется новый заказ.
2.5. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление пользователя.
Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, предоставляют письма направивших их организаций.
Личное заявление или письмо подается на имя руководителя архивного отдела и должно содержать фамилию, имя, отчество пользователей, место жительства, должность, ученое звание, ученую степень, тему и хронологические рамки исследования.
Первоначальный допуск к работе с архивными документами осуществляется при предъявлении пользователем паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
2.6. Основания для отказа в приеме пользователей
Основанием для отказа в приеме пользователей могут быть: отсутствие паспорта или иного документа, удостоверяющего личность пользователя, нарушение распорядка работы читального зала, отсутствие необходимых пользователю документов в архиве.

5

2.7. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
Основание для отказа в выдаче дел и печатных изданий пользователю является:
плохое физическое состояние дел;
ограничения на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям, сотрудникам архивного отдела;
экспонирование заказанных материалов на выставке, выдачи их другому пользователю.
2.8. Размер платы, взимаемой с пользователя при предоставлении муниципальной услуги
2.8.1. Архивный отдел осуществляет предоставление муниципальной услуги бесплатно.
2.8.2. Муниципальная услуга на изготовление копий архивных документов по теме исследования является бесплатной.
2.9. Срок регистрации запроса пользователя о предоставлении муниципальной услуги
2.9.1.Регистрация запроса пользователя осуществляется в день поступления.
2.9.2.Дата и время первичного посещения пользователем читального зала устанавливается в зависимости от наличия свободных мест в читальном зале архивного отдела.
2.10. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга
2.10.1.Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано:
охранно-пожарной сигнализацией;
средствами пожаротушения;
2.10.2.Ожидающие прием заявители располагаются в фойе архивного отдела, которое оборудовано столом, стульями, бумагой и ручками для записи информации.
2.10.3.Кабинеты должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги должны быть снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества.
2.10.4.Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудованы компьютерами и оргтехникой, позволяющие своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.
2.10.5. Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется специалистами архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения.
3.1. Порядок доступа пользователей в читальный зал

6

3.1.1.Доступ к архивным документам осуществляется по разрешению руководителя архивного отдела. Разрешение оформляется в виде резолюции на самом обращении.
3.1.2. После получения разрешения, пользователем заполняется анкета установленного образца.
3.1.3. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.
3.1.4.При личном обращении пользователя все необходимые административные процедуры производятся непосредственно в присутствии получателя услуги, если нет причин для отказа или отсрочки предоставления муниципальной услуги.
3.1.5.При получении обращения по почте (в том числе и электронной) порядок оформления разрешения на использование документов тот же, что и при личном обращении. После получения разрешения обращение поступает к сотруднику архивного отдела, где находится до личного посещения пользователя.
3.2.Порядок выдачи описей дел, дел, печатных источников, изданий научно-справочного аппарата
3.2.1. Дела и другие материалы, относящиеся к заявленной теме исследования предоставляются пользователям на основании заполненных бланков-заказов.
3.2.2. Дела и другие материалы выдаются пользователям под роспись в бланке заказа за каждую единицу предоставленного архивного источника (настоящий порядок распространяется также на порядок выдачи и использования изданий справочно-информационного фонда).
3.2.3.Бланки заказов должны быть оформлены с четким указанием фамилии, имени, отчества пользователя, темы и цели занятия, заголовки дел пишутся полностью в соответствии с описью. Заказ должен быть датирован и подписан.
3.2.4.Одновременно пользователь может заказывать до 5 описей (томов описей), до 10 дел.
3.2.5.Для пользователей, прибывших из районов и городов Тверской области, а также других районов РФ, количество выдаваемых архивных источников в случае необходимости, может быть увеличено. Иногородние пользователи получают необходимые документы и печатные издания в день оформления заказа.
3.2.6.Очередной заказ на выдачу дел или печатных изданий оформляется только после сдачи дел предыдущего заказа.
3.2.7. При получении описей дел, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника архивного отдела.
3.2.8. При обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, микрокопий, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику архивного отдела.
3.2.9. Пользователи расписываются в бланке заказа выдачи дел и печатных изданий. Подпись пользователя удостоверяет, что дела и печатные издания им проверены, находятся в порядке, и он принимает на себя ответственность за них на время пользования.

7

3.2.10. По окончании работы пользователь сдает дела сотруднику архивного отдела, который принимает их под расписку. Выдаваемые в читальный зал дела, представляющие материальную или коллекционную ценность, после их использования проверяются сотрудником архивного отдела полистно. Одновременно проверяется правильность заполнения листов использования в делах.
3.2.11. Сотрудник архивного отдела расписывается за каждое принятое им дело или печатный источник в бланках заказов.
3.2.12. В случае утраты, хищения или порчи документов составляется соответствующий акт.
3.3. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей
3.3.1.По заказам пользователей в зависимости от физического состояния архивных документов изготавливаются их копии.
3.3.2.Разрешение на копирование архивных документов и печатных изданий дается руководителем архивного отдела.
3.3.3.Заказы на копирование принимаются после завершения работы пользователя с делом, печатным изданием и др. перед возвращением их в архивохранилище.
3.3.4.Заказы оформляются пользователями на специальном бланке (приложение 4) и передаются сотруднику архивного отдела. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.
3.3.5.При копировании большого количества документов к бланку заказа дополнительно прилагается их перечень.
3.3.6.Копирование документов негосударственной части Архивного фонда, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение.
3.3.7.При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
3.3.8.Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится в исключительных случаях с разрешения руководителя архивного отдела.
3.3.9.Копирование документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководителем архивного отдела в каждом конкретном случае.
3.3.10.Копии документов и печатных источников выдаются сотрудником архивного отдела под расписку в журнале регистрации выдачи копий документов и передаются пользователю под расписку в заказе, а также пересылаются по указанным адресам.
3.3.11.Услуга по изготовлению копий архивных документов по теме исследования является бесплатной.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента
4.1. Организация работы по реализации административного регламента осуществляется руководителем архивного отдела, либо уполномоченным лицом, назначаемым распоряжением главы администрации Конаковского района, либо заместителем главы администрации по правовым вопросам, управляющим делами администрации Конаковского района, курирующим архивный отдел.

8

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги осуществляет руководитель архивного отдела, либо уполномоченное лицо, назначаемое распоряжением администрации Конаковского района, либо заместитель главы администрации по правовым вопросам, управляющий делами администрации Конаковского района, курирующий архивный отдел.
4.3.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
4.4.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.5.Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению пользователя.
4.6. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя анализ выполнения плановых показателей в годовых отчетах работы архивного отдела.
4.7. Должностные лица архивного отдела несут персональную ответственность за предоставление муниципальной услуги.
5. Порядок обжалования решений и действий (бездействий) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих
Действия (бездействие) и решения должностных лиц отдела, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы потребителем муниципальной услуги во внесудебном порядке и (или) в суде.
В административном порядке граждане вправе обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие), осуществляемое (принятое) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента (далее - обращение), к главе администрации Конаковского района по установленной форме.